AI není samospásná, ale díky automatizaci procesů vám ušetří hromadu času. Jak ji ve svém podnikání můžete využít a na čem opravdu záleží, aby byly výsledky podle vašich představ? O tom si budeme povídat s Honzou Martínkem, head of sales ve firmě Boost.Space.
Follow-up vs. umělá inteligence
Implementace AI krok za krokem
Přidaná hodnota automatizovaných procesů
Využití AI závisí na vstupních datech
Follow-up vs. umělá inteligence
Boost.Space je platforma, která pomáhá automatizovat obchodní procesy. V čem konkrétně využívají AI? „Všichni víme, jak důležité follow-upy jsou. A taky víme, že se do nich nikomu nechce. (smích) Většinou je odkládáme tak dlouho až je nemožné komunikaci s protistranou znovu oživit. Deal je mrtvý. A právě AI nám může pomoci dělat follow-up efektivněji a rychleji. Určitě máte ve svém CRM kontakt, který je x dní bez aktivity. A teď si představte, že vám k němu AI připraví shrnutí – o čem jste se s klientem bavili, co je nutné si pohlídat či na co se zaměřit, připraví vám šablonu e-mailu a doporučí další kroky. A ještě vám připomene, kdy se máte znovu ozvat,“ spustí hned na úvod Honza.
On sám si s umělou inteligencí začal hrát hned, jak byla dostupná. „Detailněji jsem ji začal řešit až v Boost.Space, protože jsme malý startup s omezenými zdroji a s minimálním počtem lidí. A protože vím, že obchodníci tráví prodejem pouze jednu třetinu času a zbývající dvě třetiny věnují všemu kolem, hledal jsem možnosti, jak to u nás udělat jinak. Takže jsme cestou pokus-omyl došli ke způsobu, který docela funguje. Outbound, prospecting, administrativa – to všechno jede automaticky, všechno se synchronizuje zpět do CRM a obchodníci do celého procesu vstupují až v případě zájmu potenciálního klienta o schůzku,“ vysvětluje.
Implementace AI krok za krokem
Boost.space je v podstatě integrační platforma, ve které mezi sebou propojují různé nástroje a procesy. „Základem pro fungující automatizaci je čisté CRM. Díky tomu dokážeme zamezit duplicitám a neoslovujeme jeden kontakt vícekrát. Proto automatizujeme a nastavíme všechno hned na začátku, když probíhá prospecting či outbound. Když si pak kontakt převezme člověk a domluví se setkání s druhou stranou, je dobré všechny poznámky ze schůzky převést do systému. Je jedno, jestli je zadáte ručně, nebo použijete nástroj, hlavně to udělejte hned. (smích) A třetím důležitým krokem je dobře nastavený pipeline management. Nám se osvědčilo soustředit se na nákupní proces klienta, ne pouze na obchodníka,“ objasňuje situaci ve firmě.
U Honzy ve firmě nezapomínají ani na personalizaci. „Myslím si, že existují dva přístupy, jak to uchopit. První varianta, kdy necháte zprávu napsat chatGPT, je jednodušší, vyžaduje méně přemýšlení a snahy, ale pořád jde vidět, že je psaná umělou inteligencí. Chybí jí emoce. Proto využíváme druhý přístup a to jsou předpřipravené šablony pro každý segment našeho trhu. Jinou šablonu používáme při komunikaci s VP, jinou pro komunikaci s CEO. Těch proměnných může být třeba padesát (od pozice až po zemi působení), ale díky tomu budou vaše zprávy osobnější. A navíc se díky odlišnosti e-mailů nedostanete do spam listu,“ směje se Honza.
Přidaná hodnota automatizovaných procesů
Ať už budete ve své firmě implementovat jakoukoliv automatizaci, měli byste mít jasnou představu, co od ní chcete. „Musíte vědět co to má dělat, kdy to má dělat a proč to má dělat. Taky jsme neměli všechno hned od začátku vyladěné, ale postupně jsme přicházeli na to, co nám chybí a co bychom chtěli jinak. V současné chvíli pracujeme s leadgen nástrojem s databází a validací kontaktů, chatGPT, CRM, LinkedInem a e-mailem. A uprostřed všech těchto nástrojů je Boost.space, který je mezi sebou propojuje a celý proces automatizuje. Bohužel často vidím, že firmy nevyužívají potenciál AI naplno. Používají třeba jeden nástroj, dejme tomu chatGPT, a to je vše. Ale přidaná hodnota umělé inteligence je v tom, že takových nástrojů máte třeba dvacet, propojíte je mezi sebou a vznikne vám fungující proces napříč celou firmou,“ vysvětluje Honza.
Začít s AI není jen tak. „Před automatizováním je důležité 100% znát interní procesy, neměl by to být úplný punk. A pokud náhodou je, můžete si procesy nadefinovat právě pomocí AI. Každopádně my si na začátku spolupráce zjišťujeme, jak to ve firmě chodí, co dělají, jaké nástroje používají a díky tomu objevíme, co a jak můžeme automatizovat. Proto si myslím, že AI zatím nemůže nahradit lidi, ale může nahradit repetitivní činnosti,“ dodává.
Automatizovat jde dokonce i výše zmiňované CRM. „Ve vkládání aktivit do CRM máme většinou všichni mezery, já teda určitě. (smích) A zrovna tady má automatizace opravdu smysl. Hrozně rád používám meeting notes, které mi udělají shrnutí ze schůzky a rovnou se přiřadí k danému kontaktu. A co je ještě lepší, rovnou si můžu nastavit upozornění, kdy mám udělat follow-up. Tahle automatizace mě vypekla zatím jen jednou, kdy jsem měl výjimečně hovor v češtině, jenže můj transcript češtinu neovládal. Takže z hodinového meetingu jsem měl pouze yes, ok, automations, hm, ok. (smích) Takže ne, ani AI není neomylná, chyba se může stát. Proto je fajn dělat si i poznámky bokem a být trochu důsledný.“
Využití AI závisí na vstupních datech
Co zasejete, to sklidíte. „Jasně, AI zatím není jako člověk. Ale když do ní vložíte správná vstupní data, bude výstup vypadat úplně jinak. Vezměme si třeba outbound. Nedávno jste měli podcast s Tomem Kentem, který se zmínil o tom, jak je důležité najít společné rysy s potenciálním zákazníkem. Když AI zadáte, aby tyto shodné rysy našla, napsala vám k práci druhé strany něco hezkého, třeba i dohledala novinový článek, který se vztahuje k dané firmě, bude zpráva vypadat úplně jinak. A určitě bude mít mnohem vyšší úspěšnost. Využijte AI jako stážistu, který za vás tyto malé průzkumy udělá ke každému kontaktu,“ radí Honza.
Umělá inteligence je schopná dodat informace z různých míst, třeba i z příspěvků na sociálních sítích. „Pokud ji zvládnete propojit procesně s ostatními nástroji, umí dosáhnout zajímavých výsledků. Vy si můžete nechat připravit univerzální šablonu, kterou budete posílat všem. Ale také můžete udělat to, že s AI projdete historii firmy, aktuální novinky a třeba i výroční zprávu. Pak si připravíte sumarizaci informací i o konkrétním člověku, se kterým jednáte, šablonu zprávy apod. Zkrátka všechny ty věci, které sice umíte líp než AI, ale ne tak rychle a ve větším kontextu,“ doplňuje.
Zkuste umělou inteligenci vnímat jako nástroj, ne jako náhradu za vaše schopnosti. „Je to to samé co počítač. Ten vám také usnadní práci, ale ve většině případů je potřeba, aby ho někdo obsluhoval. Pokud jste důslední, včasní, proaktivní, zajímáte se o zákazníka a celkově uctíváte pracovní etiku, troufám si říct, že vás AI jen tak nenahradí. Zkuste ji opravdu vnímat jako pomoc, ne jako hrozbu a ona udělá, co budete chtít. Když budete chtít automatizované zprávy, dostanete je. Když jí k tomu sdělíte nějaké detailnější informace, získáte o to lepší výstup. Zkrátka čím lepší zadání, tím lepší výsledek,“ říká na konec.
Pokud vás rozhovor s Honzou bavil, doporučujeme jej sledovat na LinkedIn.
